FAQ

Delegate365 ist ein einfach zu benutzendes, webbasiertes Portal zur abgeordneten Benutzer- und Lizenzverwaltung in Microsoft Office 365™.
Mit Delegate365 können Portal-Administratoren in einem einfachen Portal Benutzer definieren, welche ein Büro, eine Abteilung oder eine sonstige organisatorische Einheit verwalten sollen. Übliche Aufgaben wie das Anlegen von Benutzern, organisatorischer Einheiten oder Distributionsgruppen oder das Zurücksetzen von Passwörtern kann einfach und mit minimalem Aufwand erledigt werden. Das alles wird auf die Zone beschränkt, die dem lokalen Administrator zugeordnet wurde.

Im Microsoft Office 365™ Online Portal können globale Administratoren Rollen für privilegierte Benutzer verwenden, um spezielle Aufgaben wie z.B. Benutzer- und Gruppenverwaltung durchzuführen. Globale Administratoren können alle Benutzer und alle Lizenzen verwalten. Dies ist okay für kleinere Unternehmen und Gesellschaften. In größeren Unternehmen ist es notwendig sicherzustellen, dass Administratoren oder Business Office Manager nur ihre eigenen Einheiten verwalten können.

Hier kommt Delegate365 ins Spiel. Statt Standard-Rollen können Portal-Administratoren eine beliebige Anzahl von organisatorischen Einheiten mit eigenen Administratoren und verwendbaren Lizenzen definieren. Diese Administratoren können nun wiederum ihre eigenen Benutzer und Distributionslisten verwalten. So vereinfacht Delegate365 also all diese Aufgaben und fungiert somit als Standard Portal mit erweiterten Management-Fähigkeiten.

Typische Benutzer von Delegate365 sind größere Unternehmen mit einigen Abteilungen oder Standorten, Franchisegebern, Bildungseinrichtungen, Clubs, Gesellschaften oder jede andere Gruppe, die Microsoft Office 365™ benutzt und eine delegierte Form von Management verwenden will. Es gibt eine Vielzahl von Szenarios, wo die delegierte Verwaltung von Benutzern Sinn macht. IT-Abteilungen können entlastet werden, eine zentrale Verwaltung muss nur die Business Manager und die organisatorischen Einheiten definieren. Von dort an können die Administratoren ihre eigenen Zonen in einem einfach zu benutzenden Web-Portal verwalten: Delegate365

Ja. Wenn Sie Delegate365 testen wollen, füllen Sie bitte das Formular am Ende dieser Website aus, oder kontaktieren Sie uns. Wir stellen Ihnen dann eine kostenlose Testumgebung für 30 Tage zur Verfügung.

Delegate365 arbeitet basierend auf Microsoft Office 365™. Alle Operationen werden direkt in Windows Azure™ Active Directory® ausgeführt. Die Delegation verwendet Organisatorische Einheiten (OUs) wo definiert ist, welcher Administrator diese Einheiten, Domains und Lizenzen verwalten darf. Microsoft Office 365™ verwendet also einfach normale Microsoft Office 365™ Benutzer ohne spezielle Rollen. Deshalb können Sie natürlich Domänen, Gruppen, Benutzer und Verteilergruppen im Microsoft Office 365™ Online Portal, so wie auch in Delegate365 verwalten. Neue Objekte müssen in Delegate365 vom Portal-Administrator den lokalen Administratoren zugwiesen werden, um für diese sichtbar zu sein (s.u.). Der Plan ist, dass das Delegate365 Portal das Microsoft Office 365 Portal™ im täglichen Betrieb des Aufgaben- und Benutzermanagements ersetzt. Technisch läuft Delegate365 basierend auf Windows Azure™ Websites mit SQL Azure™ Datenbank.

Ja, die Funktionsweise ist genauso wie im Office 365™ Portal. Synchronisierte Domains und Benutzer werden angezeigt. Von den gesyncten Benutzern sind die Gruppen und Lizenzen verwaltbar. Das Benutzer-Objekt selbst kann nicht verändert werden, da es in einem lokalen, föderierten Active Directory® in Ihrem eigenen Netzwerk gespeichert ist, auf das Delegate365 keinen Zugriff hat. Windows Azure™ Active Directory® behandelt solche föderierten Objekte anders, somit sind diese Elemente keine Objekte mit vollem Zugriff, sondern können nur gelesen werden. Alle Mitgliedschaften und Lizenzen können aber in Delegate365 verwaltet werden.

Absolut! Da Office 365™ Azure™ Active Directory® verwendet, gibt es keinen Unterschied für Delegate365 alle Daten zu verwalten. Office 365™ spezifische Eigenschaften wie Lizenzen, Benutzer-Aliases oder Verteilerlisten funktionieren in diesem Fall nicht.

Im Microsoft Office 365™ Rollenkonzept gibt es keine Delegation. Delegate365 füllt diese Lücke und stellt eine einfach zu benutzende Liste bereit, wo jedes Objekt zu einer organisatorischen Einheit (OU) gehört. So kann ein Portal-Administrator eine beliebige Anzahl von Einheiten wie z.B. Orte, Abteilungen, oder sonstige logische Einheiten definieren. Jeder Administrator kann eine beliebige Anzahl von OUs verwalten. Jeder Benutzer gehört zu genau einer OU.
Das Konzept ist einfach und es ist genau definiert, welcher Benutzer von welchem Administrator verwaltet werden kann.

Ja. Dazu muss einfach ein Benutzer bearbeitet werden und dabei seine OU geändert werden. Ein Beispiel: Admin Martina ist verantwortlich für die OUs Berlin und München. Sie ändert die OU von Max von Berlin auf München. Admin Toni ist verantwortlich für die OUs Wien und München. Jetzt ist es für ihn möglich, den Benutzer Max zu bearbeiten, weil er nun der OU München zugewiesen ist. Beide Admins können nun den Benutzer Max bearbeiten, weil beide die OU München verwalten.

Ja. Werden Benutzer in Delegate365 erstellt, bearbeitet oder gelöscht, werden alle Änderungen automatisch in Windows Azure™ Active Directory® übernommen. Wenn Benutzer im Microsoft Office 365™ Online Portal angelegt werden, haben sie noch keine OU, weil Microsoft Office 365™ nichts von den OUs von Delegate365 weiß. Nur ein Portal-Administrator von Delegate365 sieht diese Benutzer und kann sie nun einer OU für die weitere Administration durch einen OU-Administrator zuweisen. Im nächsten Themenpunkt finden Sie mehr dazu.

Existieren in Microsoft Office 365™ Benutzer oder werden diese ohne Delegate365 im Online Portal erzeugt, so sind diese für D365-Administratoren nicht sichtbar. Der Portal-Administrator hat eine Liste „assign OU“, wo er alle Benutzer ohne zugewiesene OU sieht. Dort kann er diese Benutzer filtern und sie einzeln, mehrfach, oder alle einer OU zuweisen. Wurde einem Benutzer eine OU zugewiesen, verschwindet er von der Liste. Nun können diese von den zuständigen OU-Administratoren verwaltet werden, wenn sie sich in einer ihrer OUs befinden.

Ja! Mit Delegate365 Version 2.1 haben wir das Feature zum eigenständigen Zurücksetzen des Passworts (SPR) hinzugefügt. Hat der Administrator eine Benachrichtigungsoption (E-Mail oder SMS) für den speziellen Benutzer hinterlegt, kann der Benutzer sein Passwort somit selbst zurücksetzen. Dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, ob er den notwendigen Sicherheitscode via E-Mail oder SMS bekommen soll. Danach erhält er den Code und ein temporäres Passwort für die D365-Website. Damit kann er sich einloggen und muss nun das Passwort auf sein eigenes, individuelles Passwort ändern.
Diese Funktion erleichtert den administrativen Aufwand, weil Benutzer nun ihr Passwort selbst zurücksetzen können. Es ist in Delegate365 fix integriert. Wenn Sie Delegate365 benutzen, müssen IT-Abteilungen keine Azure Premium-Lizenzen kaufen, nur damit ihre Benutzer ihre Passwörter selbst zurücksetzen können!

Ja. Es gibt einen Schalter im Lizenzkontingent: Kontingent erzwingen. Dieser Schalter bedeutet, dass Administratoren nur so viele Lizenzen verwalten dürfen, wie ihrer OU zugewiesen wurden.
Wenn z.B. die OU "Wien" ein Lizenzkontingent von 10 hat und "Erzwingen" EIN ist, können Administratoren nur 10 Lizenzen verwenden. Wird ein 11. Benutzer erstellt, kann der Benutzer keine Lizenz für den entsprechenden Office 365™ Plan erhalten. Natürlich kann die Lizenz einem anderen Benutzer entzogen werden und diesem zugeteilt werden, aber der Administrator hat nur 10 Lizenzen zur Verfügung.
Ist die "Erzwingen" Option nicht gesetzt, ist das Lizenzkontingent rein informativ und Administratoren können so viele Lizenzen verwenden, wie sie möchten. Wenn OUs mehr Lizenzen benötigen, können Sie auf jeden Fall den einfachen Workflow in D365 zum Anfordern von mehr Lizenzen vom Lizenz-Admin (oder Portal-Admin) verwenden.

Ja, aber Sie müssten uns einen globalen Administrator-Zugang zu Ihrem Tenant bereitstellen. Wir können Ihren Tenant mit diesem Administrator provisionieren, danach können Sie diesen Account wieder löschen. Sollte dies nicht der Fall sein erhalten Sie in der Standard-Demo Variante einen vollkommen neuen Microsoft Office 365™ Tenant, welchen Sie vollständig administrieren können.

Sie können unsere Preise in der Preistabelle finden. Alle Preise sind in EURO exklusiv Ust. Fehler und Irrtümer sind vorbehalten.
Die Preise inkludieren das Hosting auf Microsoft Azure Websites und Upgrades.

Noch nicht. Bislang ist eine Delegate365 Instanz pro Kunde verfügbar. Das bedeutet, jeder Kunde bekommt seine eigene Website und Datenbank. Wir planen eine Multi-Tenant-Version in naher Zukunft, falls die Nachfrage besteht.

In Delegate365 speichern wir nur(Cache) IDs, die UPNs und die Namen der OUs. Ihre Daten werden im Office 365™ Tenant (im Azure Active Directory) gespeichert. Dieser liegt nach Ihren Vorgaben in US, EMEA oder APAC.
Delegate365 läuft in Windows Azure und wird in Ihre gewünschte Region gelegt. In Delegate365 werden nur IDs und die OU´s gespeichert, somit werden keinerlei persönliche Daten abgelegt. Sie selbst entscheiden, wo (in welcher Region) Ihre Daten gesichert werden!

Nein. In Delegate365 cachen wir die benötigten Daten direkt von Azure™ Active Directory® (AAD). Wir können so viele Objekte speichern, wie das AAD verwalten kann. Delegate365 kann mit vielen tausend Benutzern performant umgehen und lädt Daten asynchron auf Anforderung vom Cache. Delegate365 ist für große Mengen von Daten designed und erlaubt schnellen und einfachen Zugriff auf diese.

Einige Aktionen, wie z.B. Anforderungen von Lizenzen oder Passwort-Zurücksetzungen können Benachrichtigungen auslösen. Der Administrator kann definieren ob, und wie Benachrichtigungen gesendet werden. Standardmäßig werden Benachrichtigungen per E-Mail versandt. Optional können diese auch per SMS versandt werden. Pro SMS fallen zusätzliche Kosten an, normalerweise ab ca. 10 Cent pro SMS, abhängig vom Land. Will ein Kunde dieses Feature für Admins oder Benutzer, kann es aktiviert werden.

Natürlich, jederzeit. Die Menge der Benutzer bestimmt den Plan von Delegate365. Wenn Sie mit einem kleinen Paket, z.B. Basic, starten, kontaktieren Sie uns einfach und wir führen das gewünschte Upgrade durch.

Ja, ein Partner-Programm wird angeboten, es gibt auch Partner-Prämien. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie planen als Vertriebspartner oder Partner zu agieren.

Nein. Wenn das D365 Demo abgelaufen ist, gibt es keine Auswirkungen auf Ihren Office 365 Tenant. Das Delegate365 Setup erzeugt einzig einen "Service Principal Name" im AAD um darauf zuzugreifen. Dieser SPN läuft nach einem Jahr aus, das ist Microsoft’s Standardeinstellung und kann manuell jederzeit entfernt werden. Alle D365 spezifischen Daten werden ein einer verschlüsselten SQL Azure Datenbank gespeichert und nach Ablauf der Trial automatisch gelöscht.

Wenn Ihr Test-Szenario nach 30 Tagen abgelaufen ist, bitte kontaktieren Sie uns. Wir können ein neues Test-Szenario für Sie bereitstellen, oder ein existierendes für weitere 30 Tage verlängern.

Delegate365 wird kontinuierlich weiterentwickelt und es kommen nach und nach neue Funktionen hinzu. Für die letzten Neuigkeiten öffnen Sie bitte das englischsprachige Changelog oder unser Blog. Sie können das Changelog auch als RSS Feed beziehen. Seit Version 3.0 sehen Sie Neuigkeiten auch direkt im Delegate365 Portal im Notification Center.